Il progetto Trasformazione ha compiuto il passo per la transizione dalla fase concettuale a quella di implementazione. Ora le idee e i progetti saranno tradotti in realtà. L’attenzione è rivolta a implementare le offerte di servizi sviluppati con la collaborazione delle e degli stakeholder e a portare avanti insieme attivamente la trasformazione digitale. Nell’anno in esame l’accento è stato posto sul rafforzamento della rete di ambasciatrici e ambasciatori e sulla preparazione di diverse offerte di servizi a supporto delle autorità giudiziarie nella loro trasformazione digitale. 

Il programma Ambasciatori 
Al fine di radicare ulteriormente la diffusione del progetto Justitia 4.0 presso le autorità giudiziarie, promuovere la sensibilizzazione al processo di cambiamento e accompagnare le organizzazioni nella trasformazione digitale, nel 2022 Justitia 4.0 ha lanciato il programma denominato «Ambasciatori». Le ambasciatrici e gli ambasciatori fungono da anello di congiunzione tra il progetto Justitia 4.0 e le autorità giudiziarie. Ricevono regolarmente le informazioni più recenti e gli strumenti per poter plasmare la trasformazione digitale insieme alle/ai responsabili e agli organi direttivi, identificando le sfide e sostenendo le colleghe e i colleghi interessati. 

Al momento sono attivi circa 100 ambasciatrici e ambasciatori provenienti dai ministeri pubblici e dai tribunali distrettuali, cantonali e federali. Ciò mostra il crescente supporto e la partecipazione al progetto Justitia 4.0. Particolare attenzione è stata posta sulla formazione e sull’aggiornamento delle ambasciatrici e degli ambasciatori. Sono stati svolti nove corsi online su diverse schede informative (comunicazione interna, pianificazione del progetto, Change Management) e appositi corsi di onboarding per le nuove ambasciatrici e i nuovi ambasciatori. 

Le formazioni erano finalizzate a rafforzare il ruolo delle ambasciatrici e degli ambasciatori e a dotarli delle competenze necessarie affinché possano svolgere i loro compiti in modo efficace. In totale hanno preso parte ai corsi online 227 partecipanti. Da un lato hanno potuto beneficiare di input teorici dalla prospettiva del progetto, dall’altro hanno ricevuto preziose informazioni pratiche da un cantone che ha già attuato con successo delle misure o che si trovava attivamente nella fase di implementazione. Le formazioni sono un passo importante per rafforzare le conoscenze e competenze delle ambasciatrici e degli ambasciatori, onde garantire la riuscita della trasformazione digitale. 

Servizi per la trasformazione: le schede informative come guida orientativa
Le schede informative sono state concepite come preziose guide orientative. Inoltre, offrono informazioni approfondite sotto forma di raccomandazioni o rapporti di esperienze dettagliati, accessibili dalle schede informative tramite link. Nell’anno in esame sono state pubblicate le nuove schede informative su «comunicazione interna», «basi legali cantonali», «sicurezza dell’informazione e protezione dei dati», «requisiti SIPD per l’avvocatura» e «servizi propri delle autorità giudiziarie». In totale le schede informative 2023 sono state scaricate 1450 volte. Le esigenze delle autorità giudiziarie vengono costantemente analizzate e integrate in ulteriori schede informative. Le schede informative sono raggiungibili dal sito web del progetto. 

La Bussola del cambiamento 
La Bussola del cambiamento è uno strumento di autovalutazione di singole persone e/o serve a fare il punto della situazione all’interno del team (direttivo) e aiuta a riflettere sulla propensione alla trasformazione digitale. Per le persone interessate funge da strumento di dialogo che favorisce la comprensione reciproca, è idonea per definire obiettivi comuni, mette in evidenza le risorse e le lacune e fornisce supporto nella valutazione delle misure adatte, indispensabili per la riuscita della trasformazione digitale. 

Il team Trasformazione ha organizzato con successo, insieme al Ministero pubblico di Lucerna, un primo workshop dedicato alla Bussola del cambiamento. Dopo la pubblicazione di una newsletter dedicata al tema Bussola del cambiamento con dichiarazioni di partecipanti al workshop, diversi cantoni hanno contattato la direzione del progetto, manifestando interesse a organizzare un proprio workshop. Ciò dimostra che l’alta dirigenza comprende la necessità di agire in modo coordinato, convinto e unito, per ridurre al minimo le resistenze di collaboratrici e collaboratori. 

Fit for Change con Justitia 4.0 – Workshop Change 
MCon Fit for Change, il team del progetto Trasformazione ha sviluppato nell’anno in esame un’ulteriore offerta di servizi all’attenzione delle autorità giudiziarie. Questo strumento mira a supportare in modo personalizzato e adeguato alle necessità le/i responsabili nella trasformazione digitale e, in particolare, nell’introduzione della nuova piattaforma degli strumenti di lavoro «Justitia.Swiss»» e dall’ADG. Il concetto generale è stato sviluppato insieme al gruppo di esperti Trasformazione. 

L’offerta Fit for Change presenta una struttura modulare, con offerte sia per le/i responsabili che per le future e i futuri utenti del sistema. Si tratta in particolare di imparare a conoscere i nuovi strumenti di lavoro. Per le/i responsabili è disponibile in aggiunta un modulo per l’accompagnamento delle collaboratrici e dei collaboratori nel processo di cambiamento nonché per la comunicazione interna come fattore di successo nella trasformazione digitale. 

Prossime tappe 
Il sempre crescente numero di ambasciatrici e ambasciatori, formati in modo mirato e aventi familiarità con i servizi offerti, rappresenta la base per una trasformazione digitale sostenibile e di successo nelle autorità giudiziarie. Nel 2024 il progetto Trasformazione intende proseguire coerentemente questo cammino, con l’obiettivo di portare avanti attivamente la digitalizzazione nelle autorità giudiziarie. 

Il team Trasformazione continuerà a lavorare intensamente alla creazione di una rete di ambasciatrici e ambasciatori nonché di ulteriori schede informative e all’introduzione di possibilità di comunicazione interattive attraverso i media online. Sarà inoltre posta una forte attenzione allo scambio di esperienze tra ambasciatrici e ambasciatori, affinché possano approfittare di prospettive ed esperienze diverse, dato che, in fin dei conti, si trovano tutti dinanzi alle medesime sfide. Saranno inoltre definiti i moduli dell’offerta di servizi Fit for Change, e i loro contenuti saranno elaborati e testati.