Gestione e controllo del progetto complessivo
In conformità con la sua governance, il progetto Justitia 4.0 è condotto a livello strategico dal comitato direttivo e a livello operativo dal comitato di progetto.
Il comitato direttivo ha tenuto tre riunioni durante l’anno in esame, durante le quali ha preso le seguenti decisioni: il 13 febbraio ha approvato il budget 2024 e le modifiche alla pianificazione finanziaria nonché il rapporto QRM 2/2022. Il 19 giugno ha deliberato all’unanimità l’adozione della soluzione austriaca quale soluzione ADG per la Svizzera. Ha accolto le raccomandazioni e i suggerimenti del rapporto QRM 1/2023. Il 20 settembre ha approvato inoltre la governance dell’Alleanza ADG e stabilito che il passaggio dal progetto all’Alleanza (funzionamento) avverrà al termine della fase pilota.
Il comitato di progetto si è riunito sette volte nell’anno in esame. A livello di progetto complessivo ha approvato il conto annuale 2022 e il rapporto di revisione, il budget 2024, la pianificazione finanziaria 2025–2027 e il rapporto QRM redatto nell’anno in esame. Ha approvato l’accordo inter-cantonale «Justitia.Swiss» e si è dichiarato a favore di un nuovo logo per la futura corporazione di diritto pubblico «Justitia.Swiss». Ha inoltre approvato la proposta per le aggiudicazioni del pool di risorse.
Nel progetto applicazione dossier giudiziario (ADG) ha approvato la governance dell’Alleanza ADG all’attenzione del comitato direttivo. Ha preso atto dei risultati dello studio di fattibilità e approvato l’adozione della soluzione austriaca come soluzione ADG per la Svizzera e, di conseguenza, il mandato di progetto e la transizione del progetto ADG dalla fase di inizializzazione alla fase concettuale. Ha approvato l’organizzazione del progetto ADG nella fase pilota (preparazione ed esecuzione) e, con ciò, la creazione di un proprio team di sviluppo. Ha inoltre approvato il questionario e l’annotazione per il protocollo d’intesa ADG, con il quale le autorità giudiziarie hanno potuto manifestare in modo non vincolante il loro eventuale interesse ad adottare l’ADG messa a disposizione dal progetto.
Barbara Koch, co-presidente del comitato di progetto ha spiegato le proprie dimissioni alla fine dell’anno in esame, in quanto lascia il Tribunale cantonale di Lucerna. Il suo successore alla co-presidenza sarà eletto a inizio 2024.
Il comitato di progetto e quello direttivo si sono inoltre riuniti per un incontro congiunto, nel corso del quale sono stati discussi quattro temi: Sicurezza informatica, le transazioni di base della piattaforma «Justitia. Swiss», le prossime tappe nel progetto ADG nonché il nuovo servizio Fit for Change del progetto Trasformazione.
La direzione del progetto gestisce il progetto complessivo attraverso riunioni organizzate con la seguente cadenza: ogni lunedì mattina il team del progetto si incontra per uno stand-up meeting, nel corso del quale ogni membro del team fornisce una retrospettiva e una prospettiva sui lavori da fare. In questo modo, tutti sono informati e possono essere presi accordi spontaneamente. Il responsabile del progetto complessivo e il suo vice si incontrano settimanalmente per un confronto. Con cadenza quindicinale si svolgono riunioni di aggiornamento con la direzione del progetto nonché incontri con l’intero team del progetto per approfondire e discutere singoli temi. Il team si è inoltre riunito per un workshop sull’agilità e la collaborazione nonché per un ritiro.