Gestion et contrôle du projet général

Conformément à sa gouvernance, le projet Justitia 4.0 est piloté, au niveau stratégique, par le comité de pilotage et, au niveau opérationnel supérieur, par le comité de projet. 

Le comité de pilotage s’est réuni trois fois au cours de l’année et a pris les décisions suivantes : le 13 février, il a approuvé le budget 2024 et le plan financier ajusté, ainsi que le rapport GQR 2/2022. Le 19 juin, il a décidé à l’unanimité d’adopter la solution autrichienne comme ADJ pour la Suisse. Il a adopté les recommandations et les suggestions du rapport GQR 1/2023. Le 20 septembre, il a également approuvé la gouvernance de l’alliance ADJ et décidé que le passage du projet à l’alliance (fonctionnement) aurait lieu à la fin de la phase pilote. 

Le comité de projet s’est réuni sept fois au cours de l’année. Au niveau du projet général, il a approuvé les comptes annuels 2022 et le rapport de révision, le budget 2024, le plan financier 2025-2027 ainsi que le rapport GQR établi au cours de l’exercice. Il a adopté l’accord intercantonal « Justitia.Swiss » et s’est prononcé en faveur d’une variante d’un nouveau logo pour la future corporation de droit public « Justitia.Swiss ». Il a également approuvé la demande de suppléments du pool de ressources. 

Dans le projet d’Application dossier judiciaire électronique, il a adopté la gouvernance de l’alliance ADJ à l’attention du comité de pilotage. Il a pris connaissance des résultats de l’étude de faisabilité. Il a approuvé la reprise de la solution autrichienne en tant qu’application suisse du dossier judiciaire électronique et, par conséquent, le mandat de projet ainsi que le passage du projet ADJ de la phase d’initialisation à la phase de conception. Il a approuvé l’organisation du projet ADJ dans sa phase pilote (préparation et mise en oeuvre) et a donc donné son accord pour la mise en place d’une équipe de développement dédiée. Il a également approuvé le questionnaire et la note d’accompagnement de la déclaration d’intention ADJ, qui permettait aux autorités judiciaires de se prononcer sans engagement sur leur volonté d’adopter l’ADJ mise à disposition par le projet. 

Barbara Koch, coprésidente du comité de projet, a annoncé sa démission pour la fin de l’année, car elle quitte le tribunal cantonal de Lucerne. Son successeur à la coprésidence sera élu début 2024. 

Le comité de projet et le comité de pilotage se sont également réunis lors d’une retraite commune, au cours de laquelle quatre thèmes ont été abordés : la sécurité informatique, les transactions de base de la plateforme « Justitia.Swiss », les prochaines étapes du projet ADJ ainsi que la nouvelle offre de services Fit for Change du projet Transformation. 

La direction du projet gère le projet général selon le rythme de réunions suivant : chaque lundi matin, l’équipe de projet se réunit pour un stand-up au cours duquel chaque membre de l’équipe présente une rétrospective et un aperçu des travaux à venir. Ainsi, l’ensemble des membres du projet est au courant et des concertations peuvent ainsi avoir lieu spontanément. Chaque semaine, le chef de projet général et son adjoint se rencontrent pour faire le point. Des réunions d’état avec les chefs de projet ont lieu toutes les deux semaines, ainsi que des réunions de toute l’équipe de projet pour approfondir et discuter de certains sujets. L’équipe s’est également réunie pour un atelier sur l’agilité et la collaboration, ainsi que pour une retraite.