Le projet Transformation est passé de la phase de conception à la phase de mise en oeuvre. Maintenant, les idées et les plans deviennent réalité. L’accent est mis sur la mise en oeuvre des offres de services développées en collaboration avec les parties prenantes et sur la promotion active de la transformation numérique en commun. Au cours de l’année, l’accent a été mis sur le renforcement du réseau des ambassadrices et ambassadeurs et sur la mise à disposition de différentes offres de services pour aider les autorités judiciaires dans leur transition numérique. 

Programme d’ambassadeurs 
Afin de mieux faire connaître le projet Justitia 4.0 aux autorités judiciaires, de les sensibiliser au processus de changement et d’accompagner les organisations dans leur transition numérique, Justitia 4.0 2022 a mis en place un programme d’ambassadeurs. Les ambassadrices et ambassadeurs servent de lien entre le projet Justitia 4.0 et leur autorité judiciaire. Ils reçoivent régulièrement des informations actualisées et sont en mesure de gérer la transition numérique en collaboration avec les instances dirigeantes et les organes de direction, d’identifier les défis et de soutenir leurs collègues concernés. 

Actuellement, une centaine de personnes issues des ministères publics, des tribunaux de district, des tribunaux cantonaux et des tribunaux fédéraux se sont engagés comme ambassadrice ou ambassadeur. Cela illustre le soutien et la participation croissants au projet Justitia 4.0. L’accent a été mis sur la formation et le perfectionnement des ambassadrices et ambassadeurs. L’équipe Transformation a organisé en tout neuf cours en ligne, tant sur différents guides pratiques (communication interne, planification de projet, gestion du changement) que sur des cours d’intégration spécifiques pour les nouveaux ambassadeurs. 

Ces formations visaient à renforcer le rôle des ambassadrices et ambassadeurs et à leur donner les compétences nécessaires pour qu’ils puissent s’acquitter efficacement de leurs tâches. Au total, 227 personnes ont pris part à ces cours. Elles ont bénéficié d’une part d’apports théoriques dans la perspective du projet, et d’autre part d’un précieux aperçu pratique d’un canton ayant déjà mis en oeuvre des mesures avec succès ou se trouvant activement dans la phase de mise en oeuvre. Ces formations sont une étape importante pour renforcer les connaissances et les compétences des ambassadrices et ambassadeurs afin que la transition numérique soit un succès. 

Services de transformation : guides pratiques et autres outils 
L’équipe Transformation a élaboré les guides pratiques dans le but d’être des outils précieux. En outre, ils fournissent des informations approfondies sous forme de recommandations détaillées ou de témoignages, accessibles via des liens au sein des guides. Le projet Justitia 4.0 a publié les guides pratiques suivants en 2023 : « Communication interne », « Bases juridiques cantonales », « Sécurité de l’information et protection des données », « Exigences SIPD pour les avocats » et « Prestations propres des autorités judiciaires ». Au total, les guides pratiques 2023 ont été téléchargées 1450 fois. Les besoins des autorités judiciaires sont analysés en permanence et font l’objet de nouveaux guides pratiques ou outils. Les guides pratiques sont disponibles sur le site web du projet.

Boussole du changement 
La boussole du changement est une auto-évaluation individuelle ou une évaluation de la situation au sein de l’équipe (de direction) qui aide à réfléchir sur le degré de préparation à la transition numérique. Il s’agit d’un outil de dialogue entre les parties prenantes visant à favoriser la compréhension mutuelle. La boussole permet de définir des objectifs communs et de mettre en évidence les ressources et les lacunes. Enfin, elle aide à évaluer les mesures appropriées nécessaires à la réussite de la transition numérique. 

L’équipe Transformation a mené avec succès un premier atelier de la boussole du changement avec le ministère public de Lucerne. Suite à la publication d’une newsletter sur ce thème incluant des témoignages de participants à l’atelier, de nombreux cantons ont pris contact avec la direction du projet et ont fait part de leur intérêt pour une réalisation dans leur organisation. Cela montre que les instances dirigeantes comprennent qu’elles doivent avancer de manière coordonnée et convaincue et tirer dans le même sens afin de minimiser les éventuelles résistances des collaborateurs. 

Fit for Change avec Justitia 4.0 – Ateliers de changement 
Avec Fit for Change, l’équipe Transformation a développé au cours de l’année une offre de service supplémentaire à l’attention des autorités judiciaires. Elle a pour objectif d’aider individuellement et en fonction de leurs besoins les responsables à prendre le virage numérique et notamment à mettre en place les nouveaux outils de travail que sont la plateforme « Justitia.Swiss » et l’Application dossier judiciaire électronique. Le concept général a été développé en collaboration avec le groupe d’experts Transformation. 

L’atelier Fit for Change est conçu de manière modulaire avec des offres destinées aussi bien aux responsables qu’aux futurs utilisateurs des systèmes. Il s’agit notamment de se familiariser avec les nouveaux outils de travail. Pour les responsables, il existe également un module sur l’accompagnement des équipes dans le processus de changement et un autre sur la communication interne en tant que facteur de réussite dans la transition numérique. 

Étapes suivantes 
Le nombre toujours croissant d’ambassadrices et d’ambassadeurs, formés de manière ciblée et familiarisés avec les offres de services, constitue la base d’une transformation numérique durable et ciblée au sein des autorités judiciaires. En 2024, le projet Transformation continuera de suivre résolument cette voie, avec pour objectif de promouvoir activement la numérisation au sein des autorités judiciaires.

L’équipe Transformation travaillera davantage à l’extension du réseau d’ambassadeurs, à la création de guides pratiques supplémentaires et à l’introduction de moyens de communication interactifs via des médias en ligne. En outre, un accent tout particulier sera mis sur l’échange d’expériences entre les ambassadrices et ambassadeurs, afin qu’ils puissent bénéficier de perspectives et d’expériences variées, car en fin de compte, ils sont tous confrontés aux mêmes défis. En outre, les modules de l’offre de service Fit for Change seront définis, les contenus élaborés puis testés.